Wymagania Gmail, Yahoo i Microsoft dla nadawców — checklista

Comiesięczne przypomnienie o płatności wychodzi jak zawsze pierwszego dnia miesiąca. Kilka dni później dzwoni klient: nic nie dostał. Wiadomość faktycznie wyszła — ale Gmail wrzucił ją do spamu albo odrzucił z błędem 550 5.7.26 This mail has been blocked because the sender is unauthenticated. U Ciebie nic się nie zmieniło. Zmieniły się zasady po stronie odbiorcy.

Gmail i Yahoo egzekwują wymagania dla nadawców masowych od lutego 2024 r., a Microsoft stosuje podobne zasady dla adresów Outlook.com, Hotmail i Live od maja 2025 r. Poniżej znajdziesz całość w formie praktycznej checklisty: co oznacza każdy punkt, jak wygląda poprawna konfiguracja i jak samodzielnie to sprawdzić.

Kogo dotyczą wymagania

Najostrzejsze zasady obejmują nadawców masowych (ang. bulk senders), czyli domeny wysyłające mniej więcej 5000 lub więcej wiadomości dziennie na prywatne adresy Gmail, Yahoo lub Outlook.com. Ważne są dwa szczegóły:

• Liczy się cała wysyłka z domeny — powiadomienia dla klientów, przypomnienia o fakturach i skrzynka biura sumują się. W Gmailu po przekroczeniu progu zostajesz nadawcą masowym na stałe, nawet jeśli wolumen spadnie.
• Mali nadawcy też muszą spełnić podstawy. Każdy, kto wysyła do Gmaila, potrzebuje co najmniej SPF lub DKIM, poprawnego odwrotnego DNS, TLS i niskiego wskaźnika spamu.

Małe biuro wysyłające zestawienia do 800 klientów nie dobije do 5000 maili dziennie. Ale dostawcy poczty ciągle podnoszą poprzeczkę, a domena, która już spełnia zasady dla nadawców masowych, nie będzie musiała nic poprawiać. Traktuj pełną checklistę jako punkt wyjścia.

Checklista: 7 wymagań i jak je sprawdzić

1. Opublikowany i działający rekord SPF

Co to jest: rekord TXT w DNS z listą serwerów, które mogą wysyłać pocztę w imieniu Twojej domeny.

Jak powinno być: dokładnie jeden rekord, zaczynający się od v=spf1, obejmujący wszystkie usługi, które wysyłają za Ciebie, i zakończony ~all lub -all, np. v=spf1 include:_spf.google.com include:spf.example-esp.com ~all. Nie może przekroczyć 10 zapytań DNS — inaczej zwraca permerror, choć na oko wygląda dobrze.

Jak sprawdzić: w SPF Checker zobaczysz rekord, liczbę zapytań i błędy składni. Jeśli coś jest nie tak, zajrzyj do poradnika jak naprawić błędy w rekordzie SPF.

2. Podpis DKIM w każdej wiadomości

Co to jest: podpis kryptograficzny w każdym mailu. Klucz publiczny leży w DNS pod selektorem, np. selector1._domainkey.twojadomena.pl, i potwierdza, że wiadomość pochodzi z Twojej domeny i nie została zmieniona.

Jak powinno być: każda usługa wysyłająca za Ciebie podpisuje maile Twoją domeną, a nie tylko swoją, kluczem co najmniej 1024-bitowym (zalecane 2048).

Jak sprawdzić: wyszukaj selektor w DKIM Checker. Potem wyślij test na adres w Gmailu, wybierz Pokaż oryginał i poszukaj DKIM: 'PASS' with domain twojadomena.pl. Jeśli widnieje tam domena dostawcy, podpis nie pomoże w zgodności domen (punkt 4).

3. Rekord DMARC, minimum p=none

Co to jest: rekord TXT pod _dmarc.twojadomena.pl, który mówi serwerom odbiorców, co zrobić z pocztą bez poprawnego uwierzytelnienia i dokąd wysyłać raporty.

Jak powinno być: akceptowane minimum to v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc-raporty@twojadomena.pl. Tag rua jest opcjonalny, ale bez raportów nie wiesz, kto wysyła maile jako Twoja domena.

Jak sprawdzić: zweryfikuj rekord w DMARC Checker. p=none spełnia wymóg, ale nie chroni przed podszywaniem się — gdy raporty będą czyste, przejdź dalej według artykułu DMARC: od p=none do p=reject.

4. Zgodność z domeną w polu Od (alignment)

Co to jest: żeby DMARC przeszedł, domena, która przeszła SPF lub DKIM, musi pasować do domeny w widocznym adresie From:. Wysyłasz jako biuro@twojafirma.pl, podpis DKIM ma d=platformawysylkowa.net, a Return-Path należy do platformy? Oba testy przejdą, a DMARC i tak się nie powiedzie.

Jak powinno być: DKIM z d=twojafirma.pl i/lub Return-Path w Twojej domenie albo subdomenie, np. bounces.twojafirma.pl.

Jak sprawdzić: w Pokaż oryginał linia DMARC: 'PASS' potwierdza zgodność, a pola wysłano przez i podpisano przez w szczegółach wiadomości powinny pokazywać Twoją domenę.

5. Odwrotny DNS (PTR) i TLS

Co to jest: adres IP nadawcy potrzebuje rekordu PTR wskazującego na nazwę hosta, która wskazuje z powrotem na ten sam IP (dig -x 203.0.113.25 zwraca mail.example.net, a ta nazwa wskazuje na 203.0.113.25), a połączenie musi być szyfrowane przez TLS.

Jak sprawdzić: w szczegółach wiadomości w Gmailu powinna być informacja o standardowym szyfrowaniu (TLS); czerwona otwarta kłódka oznacza brak szyfrowania. W Google Workspace, Microsoft 365 czy platformie do wysyłki e-maili o PTR i TLS dba dostawca. Ryzyko tkwi w starych systemach: dawnym serwerze, formularzu kontaktowym na stronie, skanerze w biurze.

6. Wypisanie jednym kliknięciem, obsłużone w ciągu 2 dni

Co to jest: wiadomości marketingowe i subskrypcyjne muszą obsługiwać wypisanie jednym kliknięciem (RFC 8058) przez dwa nagłówki:

• List-Unsubscribe: <https://twojadomena.pl/unsubscribe/abc123>
• List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click

Na ich podstawie Gmail i Yahoo pokazują przycisk „Anuluj subskrypcję” obok nazwy nadawcy. Wypisanie musi zadziałać w ciągu 2 dni, a widoczny link w treści maila nadal jest potrzebny. Maile stricte transakcyjne (reset hasła, potwierdzenie zamówienia) są zwolnione; cykliczne przypomnienia to szara strefa, więc dodawaj nagłówki do wszystkiego, co idzie do listy odbiorców.

Jak sprawdzić: wyślij testowy mail na swoje konto w Gmailu, wyszukaj w Pokaż oryginał List-Unsubscribe-Post, potem wypisz się i upewnij, że adres nie trafi do kolejnej wysyłki.

7. Wskaźnik zgłoszeń spamu poniżej 0,3%

Co to jest: odsetek dostarczonych maili oznaczonych jako spam. Twardy limit Gmaila to 0,3% (trzy na 1000), a Google zaleca trzymać się poniżej 0,1%. Powyżej 0,3% problemy pojawiają się szybko, a odbudowa trwa tygodniami.

Jak sprawdzić: zarejestruj domenę w Google Postmaster Tools, dołącz do Complaint Feedback Loop w Yahoo i korzystaj z Microsoft SNDS, jeśli masz własne adresy IP.

Jak utrzymać go nisko: wysyłaj tylko do osób, które czekają na Twoje maile, używaj rozpoznawalnej nazwy nadawcy, pisz uczciwe tematy i usuwaj adresy, które się odbijają. Zgłoszenie spamu to często wypisanie, którego odbiorca nie umiał znaleźć.

15-minutowa procedura kontrolna

1. Uruchom Domain Health Check dla każdej domeny i subdomeny, z której wysyłasz.
2. Popraw wszystko, co jest na czerwono: najpierw SPF i DKIM, potem DMARC.
3. Wyślij prawdziwe przypomnienie lub zestawienie na konto w Gmailu i w Outlook.com i sprawdź, czy SPF, DKIM i DMARC mają PASS dla Twojej domeny oraz czy są nagłówki wypisania.
4. Po najbliższej dużej wysyłce sprawdź wskaźnik spamu w Postmaster Tools.
5. Powtarzaj całość po dodaniu każdego nowego narzędzia, które wysyła maile w Twoim imieniu — wtedy najczęściej psują się SPF i zgodność domen.

Jak pomaga MailerBit

MailerBit powstał dla firm, które wysyłają cykliczne maile do własnych klientów, takie jak przypomnienia o płatnościach i zestawienia, więc większość tej checklisty jest częścią konfiguracji:

• Weryfikacja domeny przed wysyłką. Kampania nie wyjdzie, dopóki domena nie zostanie zweryfikowana. Generujemy rekordy DKIM i Return-Path do Twojego DNS i weryfikujesz je jednym kliknięciem (Check Verification) — maile są uwierzytelnione Twoją domeną w polu Od (punkty 2 i 4). Rekord DMARC publikujesz samodzielnie — zajrzyj do naszego poradnika o DMARC.
• Wypisanie jednym kliknięciem. Maile z kampanii mają nagłówki List-Unsubscribe i List-Unsubscribe-Post, a wypisani odbiorcy i adresy, które się odbiły, są pomijani w kolejnych wysyłkach (punkt 6).
• Własna reputacja domeny. Maile są podpisane Twoją domeną, więc reputację domeny budujesz Ty.
• Automatyczne rozgrzewanie domeny. Nowe konta zwiększają wolumen przez pięć dni (200, 500, 1000, 2000, potem pełny limit planu), więc dostawcy widzą równy wzorzec zamiast nagłego skoku.
• Limity ochronne. Gdy wskaźnik odbić lub zgłoszeń spamu rośnie za bardzo, wysyłka zostaje zablokowana, zanim domena poniesie poważne szkody (punkt 7).

Więcej na stronie o dostarczalności.

Sprawdź swoją domenę jeszcze dziś

Zacznij od darmowego Domain Health Check — bez zakładania konta. Gdy zechcesz wysyłać przypomnienia i zestawienia z domeny spełniającej wymagania Gmaila, Yahoo i Microsoftu, załóż konto w MailerBit i zweryfikuj domenę w kilka minut.