Wysłana faktura to jeszcze nie zapłata.
Wysłanie faktury mailem wydawało się ostatnim krokiem. Nie jest — wciąż musisz wiedzieć, czy dotarła, czy klient ją otworzył i czy zapłacił. MailerBit trzyma maile, płatności i notatki każdego klienta w jednym miejscu, więc od razu widzisz, kto zapłacił, kto się spóźnia i czyja faktura w ogóle nie trafiła do skrzynki.
Dlaczego tego chcesz
W większości małych firm faktura wychodzi mailem i na tym ślad się urywa. Trafiła do skrzynki czy odbiła się od przepełnionej skrzynki? Klient ją otworzył? Przelew się spóźnia, czy klient w ogóle nie widział faktury? Odpowiedzi są rozrzucone po folderze „Wysłane”, wyciągu z banku i arkuszu, który aktualizujesz, kiedy sobie przypomnisz.
MailerBit już wysyła maile, których Twoi klienci od Ciebie oczekują — faktury, miesięczne zestawienia, powiadomienia o opłatach i czynszu. Teraz pamięta też, co wydarzyło się potem. Każda płatność jest powiązana z mailem, który ją dostarczył, więc całą historię widzisz w jednym wierszu: wysłano, dostarczono, otwarto, przypomniano, zapłacono.
To narzędzie dla osoby, która prowadzi biuro, a nie dla działu finansowego: karta klienta, lista płatności i przypomnienia, które włączasz, kiedy zechcesz.
Klienci: jedna karta, cała historia
Każdy klient ma kartę, na której zbiera się wszystko, co Ty i MailerBit o nim wiecie.
Karta każdego klienta
Osoba lub firma, nazwa firmy, NIP (sprawdzany pod kątem poprawności), adres i notatki. Jeden klient może należeć do kilku grup, a każda ma własne pola — np. „Księgowość” z kwotą VAT i „Kadry” z liczbą pracowników.
Pełna oś czasu
Każdy mail wysłany do klienta — z wysyłek cyklicznych i pojedynczych maili — z informacją, czy został dostarczony, otwarty czy odbity, i czy klient się wypisał. Do tego Twoje notatki („telefon: zapłaci w piątek”) i każde zdarzenie dotyczące płatności, w kolejności dat.
Import i eksport CSV
Wczytaj listę klientów z arkusza i wyeksportuj ją, kiedy tylko chcesz. Możliwe duplikaty — ten sam adres e-mail pod inną nazwą — są Ci zgłaszane, nigdy nie są scalane po cichu.
Jedna decyzja dla jednej osoby
Jeśli klient się wypisze albo jego adres trwale odrzuci wiadomość, dotyczy to tego klienta we wszystkich grupach. Nikt, kto zrezygnował z Twoich maili, nie dostanie kolejnego tylko dlatego, że był też w innej grupie.
Trzy sposoby na śledzenie płatności
Płatność w MailerBit jest prosta: tytuł, numer dokumentu, kwota, waluta, data wystawienia, termin płatności i opcjonalnie PDF — zwykle sama faktura. Przypinasz ją do klienta na jeden z trzech sposobów.
Wyślij fakturę z MailerBit
Dodaj płatność, załącz PDF i kliknij Wyślij fakturę. Klient od razu dostaje maila z Twojego szablonu z fakturą w załączniku, a płatność jest powiązana z tym mailem od pierwszej sekundy.
Przypisz ją do już wysłanego maila
Faktura poszła wcześniej pojedynczym mailem albo w comiesięcznej wysyłce? Przypisz płatność do tego maila, a MailerBit przejmie jego historię doręczenia.
Niech utworzy ją wysyłka cykliczna
Wskaż w wysyłce cyklicznej pole z kwotą i termin płatności — pole z datą albo „N dni po wysyłce”. Co miesiąc każdy klient dostaje swojego maila, a płatność tworzy się do niego automatycznie.
Widzisz, na jakim etapie jest każda płatność
Przy każdej płatności widzisz stan komunikacji, a nie tylko kwotę:
- Mail z fakturą — wysłany, dostarczony, otwarty albo odbity. Jeśli faktura w ogóle nie dotarła, dostajesz alert, zamiast dowiedzieć się o tym miesiąc później.
- Przypomnienia — które zostały wysłane i kiedy.
- Dni po terminie — liczone automatycznie. Płatności przeterminowane i częściowo opłacone są oznaczane same.
- Stan płatności — oznacz jako opłaconą jednym kliknięciem albo wiele naraz. Zapisz wpłatę częściową wraz ze sposobem zapłaty (gotówka, przelew, karta), cofnij wpłatę wprowadzoną przez pomyłkę albo anuluj płatność, która jest już nieaktualna.
Lista płatności
Jedna strona ze wszystkim, co klienci są Ci jeszcze winni — i ze wszystkim, co już zapłacili.
Sumy w każdej walucie
Ile czeka na zapłatę, ile jest po terminie i ile wpłynęło w tym miesiącu — osobno dla każdej waluty, w której wystawiasz faktury.
Wiekowanie należności
Otwarte kwoty podzielone na: przed terminem, 1–30, 31–60, 61–90 i ponad 90 dni po terminie, plus średnia liczba dni, po jakiej klienci płacą.
Lista „do zrobienia”
Faktury, które się odbiły, faktury nieotwarte po 3 dniach i zaległe płatności bez przypomnienia — krótka lista spraw, które warto sprawdzić albo załatwić telefonem.
Eksport do CSV
Wyeksportuj listę płatności do CSV — dla biura rachunkowego, do arkusza albo do własnych zestawień.
Automatyczne przypomnienia, które wiedzą, kiedy przestać
Przypomnienia są opcjonalne i domyślnie wyłączone — to Ty decydujesz, czy i kiedy MailerBit ma upominać się o płatność za Ciebie. Po włączeniu ustawiasz do pięciu kroków względem terminu płatności, np. 3 dni przed, w dniu terminu oraz 7 i 14 dni po. Każdy krok ma własny szablon i wychodzi o wybranej przez Ciebie godzinie, w Twojej strefie czasowej.
- Kończą się po zapłacie — gdy tylko płatność zostanie oznaczona jako opłacona, kolejne przypomnienia już nie wychodzą.
- Szanują wypisanie — klienci, którzy się wypisali, nigdy nie dostają przypomnienia.
- Najwyżej jedno dziennie — jedna płatność nie dostanie więcej niż jednego przypomnienia dziennie.
- Nigdy wstecz — włączenie przypomnień nie uruchamia kroków, których termin już minął.
- Opcjonalne podziękowanie — MailerBit może wysłać krótkie potwierdzenie „dziękujemy, płatność otrzymana”, gdy płatność zostanie oznaczona jako opłacona.
Gotowe szablony faktury, przypomnienia i potwierdzenia po polsku, angielsku i hiszpańsku pozwalają szybko zacząć, a tagi takie jak {{payment_amount_due}}, {{payment_due_date}} i {{payment_days_overdue}} wstawiają do maila kwoty i daty konkretnego klienta — sformatowane zgodnie z Twoim krajem.
Automatyczne przypomnienia są dostępne w planach Growth i Scale, tak jak wysyłki cykliczne. W każdym planie możesz przypomnieć ręcznie przyciskiem Wyślij przypomnienie.
Czego MailerBit nie robi
Lepiej, żeby to było jasne od początku:
- Nie wystawia faktur — dalej korzystasz ze swojego programu do fakturowania lub księgowości (i z KSeF). Fakturę wystawiasz jak zawsze, a MailerBit ją dostarcza, śledzi i przypomina o płatności.
- Nie przyjmuje płatności — nie ma linków do płatności ani bramki płatniczej. Klienci płacą Ci tak jak dotąd.
- Nie czyta Twojego konta bankowego — to Ty oznaczasz płatność jako opłaconą — jednym kliknięciem albo wiele naraz — a MailerBit robi resztę.
Pytania o śledzenie płatności
Czy MailerBit wystawia faktury albo łączy się z KSeF?
Nie. Faktury wystawiasz w swoim programie do fakturowania lub księgowości, tak jak dziś. MailerBit wysyła klientowi PDF faktury mailem, sprawdza, czy dotarł i czy został otwarty, i przypomina o płatności, dopóki nie oznaczysz jej jako opłaconej.
Skąd MailerBit wie, że klient zapłacił?
Od Ciebie. Oznaczasz płatność jako opłaconą jednym kliknięciem albo zaznaczasz kilka i oznaczasz je zbiorczo. Możesz też zapisać wpłatę częściową, cofnąć wpłatę albo anulować płatność. MailerBit nie łączy się z Twoim kontem bankowym i nie obsługuje płatności.
Czy klienci dostaną przypomnienia automatycznie, gdy tylko dodam płatność?
Nie. Automatyczne przypomnienia są domyślnie wyłączone. To Ty je włączasz, wybierasz do pięciu kroków względem terminu płatności i szablon dla każdego z nich. Przestają wychodzić, gdy tylko płatność zostanie oznaczona jako opłacona, nigdy nie trafiają do klientów, którzy się wypisali, wychodzą najwyżej raz dziennie dla jednej płatności i nigdy nie są wysyłane wstecz.
Które plany obejmują śledzenie płatności?
Klienci, oś czasu klienta i śledzenie płatności są w każdym planie. Automatyczne przypomnienia o płatnościach są w planach Growth i Scale, tak jak wysyłki cykliczne. W każdym planie możesz wysłać przypomnienie ręcznie.
Czy mogę śledzić płatności z comiesięcznych wysyłek cyklicznych?
Tak. W wysyłce cyklicznej wskaż pole z kwotą i ustaw termin płatności (pole z datą albo liczba dni po wysyłce). Co miesiąc każdy klient dostaje swojego maila, a MailerBit automatycznie tworzy do niego płatność. Wysyłki cykliczne są dostępne w planach Growth i Scale, a wysyłka jednorazowa może tak samo tworzyć płatności w każdym planie.
Co się stanie, jeśli mail z fakturą się odbije?
Przy płatności widać, że mail z fakturą się odbił, a płatność trafia na listę „do zrobienia” na stronie płatności — wiesz, że faktura nie dotarła, i możesz skontaktować się z klientem inną drogą. Faktury nieotwarte po 3 dniach też się tam pojawiają.
Czy szablony są dostępne po polsku?
Tak. Gotowe szablony faktury, przypomnienia i potwierdzenia płatności są dostępne po polsku, angielsku i hiszpańsku, a kwoty i daty w tagach są formatowane zgodnie z Twoim krajem.
Zobacz, kto już zapłacił.
Przejdź przez to w interaktywnym demo — klienci z płatnościami w każdym możliwym stanie, bez konta i bez karty.
