Nowość w MailerBit: klienci i śledzenie płatności

Wysłana faktura to jeszcze nie zapłacona faktura

W wielu małych firmach początek miesiąca wygląda tak samo. Faktury wychodzą, każdy klient dostaje swoją kwotę i wysyłka jest z głowy. Wtedy zaczyna się właściwa praca: kto właściwie zapłacił?

Żeby to sprawdzić, otwierasz wyciąg z banku, potem arkusz, w którym odhaczasz wpłaty, a potem skrzynkę, żeby zobaczyć, czy mail z fakturą w ogóle dotarł. Czy faktura pana Nowaka wróciła, bo w adresie była literówka? Czy ktoś już wysłał przypomnienie firmie, która zapłaciła połowę? Nikt nie wie na pewno, więc przypomnienie albo wychodzi za późno, albo trafia do kogoś, kto już zapłacił.

Do tej pory MailerBit zajmował się wysyłką: cyklicznymi, indywidualnymi mailami, w których każdy klient dostaje swoje dane, z Twojej własnej domeny. Dziś dodajemy to, co dzieje się po wysyłce: Klientów i śledzenie płatności. W jednym miejscu widzisz teraz, co wysłałeś każdemu klientowi, czy to do niego dotarło i czy zostało opłacone.

Klienci: jedna karta dla każdego klienta

Każdy klient ma teraz kartę z informacjami, których potrzebujesz, gdy rozmawiasz z nim o pieniądzach:

• Osoba albo firma, z nazwą firmy, NIP-em (sprawdzamy jego poprawność), adresem i Twoimi notatkami.
• Kilka grup, każda z własnymi polami. Ten sam klient może być w grupie „Księgowość” z kwotą VAT i w grupie „Kadry i płace” z liczbą pracowników, bez trzymania dwóch kopii tej samej osoby.
• Import i eksport CSV. O możliwych duplikatach, na przykład tym samym adresie e-mail z innym imieniem i nazwiskiem, dostajesz informację. Nic nie jest scalane po cichu.
• Jedna decyzja obowiązuje wszędzie. Jeśli klient wypisze się z wiadomości albo jego adres trwale odrzuca maile, dotyczy to klienta we wszystkich grupach, a nie tylko w tej, z której przyszedł mail.

Pełna historia na karcie klienta

Historia na każdej karcie pokazuje każdy mail, który klient dostał, zarówno z wysyłek cyklicznych, jak i jednorazowych maili, oraz to, co się z nim stało: dostarczony, otwarty czy odrzucony, a także to, czy klient się wypisał. Na tej samej osi czasu są Twoje notatki („Dzwoniłem, zapłaci w piątek”) i każde zdarzenie dotyczące płatności. Gdy klient mówi, że faktury nie dostał, sprawdzasz to w kilka sekund, zamiast przekopywać folder wysłanych.

Płatności powiązane z mailami, które wysyłasz

Dodaj płatność albo od razu wyślij fakturę

Płatność ma tytuł, numer dokumentu, kwotę, walutę, datę wystawienia, termin płatności i opcjonalnie plik PDF, na przykład samą fakturę. Kliknij Wyślij fakturę, a klient dostanie maila z Twojego szablonu z PDF-em w załączniku. Jeśli fakturę już wysłałeś, po prostu powiąż płatność z tym mailem.

Niech wysyłki cykliczne same tworzą płatności

Jeśli już wysyłasz przez MailerBit comiesięczne informacje o opłatach albo fakturach, wysyłka cykliczna może teraz automatycznie tworzyć płatność do każdego maila. Wskaż pole z kwotą i pole z terminem płatności albo ustaw termin na „N dni po wysyłce”. Co miesiąc każdy klient dostaje swojego maila, a jego płatność jest śledzona od tej chwili.

Opłacone, częściowo opłacone, po terminie

• Oznacz jako opłaconą jednym kliknięciem albo zaznacz kilka płatności i oznacz je wszystkie naraz.
• Rejestruj wpłaty częściowe: gotówką, przelewem albo kartą. Pozostała kwota zostaje otwarta.
• Cofnij wpłatę zarejestrowaną przez pomyłkę albo anuluj płatność, która jest już nieaktualna.
• Statusy po terminie i częściowo opłacona pojawiają się automatycznie, więc nie musisz ich wyliczać sam.

Zobacz, co stało się z każdą fakturą

Przy każdej płatności widzisz stan komunikacji: mail z fakturą wysłany, dostarczony, otwarty albo odrzucony, jakie przypomnienia wyszły i ile dni płatność jest po terminie. Jeśli faktura w ogóle nie dotarła do klienta, dostajesz alert. To lepsze niż dowiedzieć się o tym trzy tygodnie później, dzwoniąc w sprawie zaległości.

Lista płatności: co jest do odzyskania i co zrobić dalej

Wszystkie płatności trafiają na jedną listę z sumami w każdej walucie:

• Do zapłaty, po terminie i opłacone w tym miesiącu, widoczne od razu.
• Wiekowanie należności: jeszcze przed terminem, 1–30, 31–60, 61–90 i ponad 90 dni po terminie.
• Średni czas zapłaty, żeby było widać, jak szybko Twoi klienci zwykle płacą.
• Lista „do zrobienia” ze sprawami, które wymagają człowieka: faktury, które wróciły, faktury nieotwarte po 3 dniach i płatności po terminie, do których nie wyszło jeszcze żadne przypomnienie.
• Eksport CSV, na przykład dla księgowej albo do własnego arkusza.

Automatyczne przypomnienia o płatności, jeśli ich chcesz

Przypomnienia są opcjonalne i domyślnie wyłączone. Gdy je włączysz, działają tak:

• Do 5 kroków liczonych od terminu płatności, na przykład 3 dni przed, w dniu terminu oraz 7 i 14 dni po. Każdy krok ma własny szablon.
• Wysyłka o wybranej przez Ciebie godzinie, w Twojej strefie czasowej.
• Najwyżej jedno przypomnienie dziennie do jednej płatności.
• Przestają wychodzić, gdy tylko oznaczysz płatność jako opłaconą.
• Nigdy nie trafiają do klientów, którzy się wypisali, i nigdy nie są wysyłane wstecz za kroki, których data już minęła.
• Opcjonalne potwierdzenie „dziękujemy, otrzymaliśmy płatność” po rozliczeniu płatności.

Nie musisz zaczynać od pustej kartki. Gotowe szablony faktury, przypomnienia i potwierdzenia są dostępne po polsku, angielsku i hiszpańsku. Tagi takie jak {{payment_amount_due}}, {{payment_due_date}} i {{payment_days_overdue}} wstawiają dane konkretnego klienta, a kwoty i daty są sformatowane zgodnie z Twoim krajem. Jeśli chcesz dopracować treść i harmonogram, w poradniku o przypomnieniach o płatności znajdziesz, co musi zawierać każde przypomnienie.

Miesiąc z MailerBit: przykład

Tak mógłby wyglądać miesiąc w szkole językowej, w której kursanci płacą czesne do 10. dnia miesiąca. To ilustracja sposobu pracy, a nie historia konkretnego klienta.

1. 1. dzień miesiąca. Wysyłka cykliczna wysyła każdemu kursantowi albo rodzicowi informację o czesnym z jego własną kwotą. MailerBit tworzy płatność do każdego maila z terminem na 10.
2. 4. dzień. Na liście „do zrobienia” jest jedna faktura, która wróciła przez literówkę w adresie, i kilka nieotwartych po 3 dniach. Poprawiasz adres na karcie klienta, wysyłasz fakturę jeszcze raz i dzwonisz do pozostałych.
3. 7. dzień. Wychodzi pierwsze przypomnienie, ale tylko do tych, którzy jeszcze nie zapłacili.
4. 10. dzień. Gdy wpływają przelewy, zaznaczasz opłacone czesne i oznaczasz je wszystkie naraz. Jedna rodzina zapłaciła połowę gotówką, więc rejestrujesz wpłatę częściową, a przypomnienia dotyczą już tylko reszty.
5. 17. dzień. Wychodzi przypomnienie 7 dni po terminie. Rodzic odpisuje, że zapłaci w piątek, a Ty dodajesz notatkę na jego karcie klienta.
6. Koniec miesiąca. Lista płatności pokazuje, co jest jeszcze po terminie i od jak dawna. Eksportujesz ją do CSV i jesteś gotowy na kolejny miesiąc.

Biuro rachunkowe działałoby według tego samego schematu z comiesięcznymi zestawieniami: każdy klient dostaje swoją kwotę VAT i wynagrodzenie biura, a biuro widzi, które zestawienia dotarły i które opłaty są jeszcze otwarte. Więcej o samych mailach piszemy w artykułach o przypomnieniach o czesnym w szkołach językowych i o comiesięcznych zestawieniach dla klientów biur rachunkowych.

Czego MailerBit nie robi

Żeby było jasne, gdzie jest miejsce MailerBit:

• Nie wystawia faktur. Nie zastępuje programu do fakturowania, programu księgowego ani KSeF. Fakturę wystawiasz tak jak zawsze, a MailerBit ją dostarcza, śledzi i pilnuje dalszych kroków.
• Nie przyjmuje płatności. Nie ma linków do płatności ani bramki płatniczej, a MailerBit nie czyta Twojego konta bankowego. Płatność oznaczasz jako opłaconą Ty, pojedynczo albo kilka naraz.

Pieniądze nadal trafiają prosto od klienta na Twoje konto, a faktury nadal powstają w systemie, któremu już ufasz. MailerBit zajmuje się tym, co pomiędzy: żeby właściwy mail trafił do właściwej osoby i żeby nikt nie zapomniał się upomnieć.

Jak zacząć

1. Dodaj klientów ręcznie albo zaimportuj ich z pliku CSV.
2. Dodaj płatności: wyślij fakturę z karty klienta albo pozwól, by wysyłka cykliczna tworzyła płatność do każdego maila.
3. Włącz automatyczne przypomnienia, jeśli ich chcesz: wybierz kroki i godzinę, a potem gotowe szablony albo własne.

Wszystko w jednym miejscu podsumowuje strona funkcji Śledzenie płatności. Jeśli przygotowujesz dane klientów w arkuszu, zajrzyj też do artykułu o tym, jak z jednego szablonu zrobić setki indywidualnych maili, i do poradnika o powiadomieniach o czynszu dla zarządców nieruchomości.

Chcesz najpierw zobaczyć, jak to działa? Interaktywne demo ma przykładowych klientów i płatności, bez konta i bez karty. Gotowy, by użyć tego z własnymi klientami? Rozpocznij 7-dniowy darmowy okres próbny MailerBit.