Novedad en MailerBit: clientes y seguimiento de pagos

Una factura enviada no es una factura cobrada

En muchas pequeñas empresas, el inicio de mes se parece mucho. Salen las facturas, cada cliente recibe su importe y el envío está hecho. Entonces empieza el trabajo de verdad: ¿quién ha pagado?

Para saberlo, abres el extracto del banco, luego la hoja de cálculo donde marcas los cobros y después tu bandeja de entrada para comprobar si el email con la factura llegó siquiera. ¿Rebotó la factura del señor García por una errata en su dirección? ¿Alguien envió ya un recordatorio a la empresa que pagó la mitad? Nadie lo sabe con certeza, así que el recordatorio sale tarde o le llega a alguien que ya pagó.

Hasta ahora, MailerBit se encargaba del envío: emails recurrentes e individuales en los que cada cliente recibe sus propios datos, desde tu propio dominio. Hoy añadimos lo que viene después: Clientes y Seguimiento de pagos. Ahora ves en un solo lugar qué le enviaste a cada cliente, si le llegó y si está pagado.

Clientes: una ficha para cada cliente

Cada cliente tiene ahora una ficha con la información que necesitas cuando hablas con él de dinero:

• Persona o empresa, con razón social, identificación fiscal (el NIP polaco se valida), dirección y tus propias notas.
• Varios grupos, cada uno con sus propios campos. Un mismo cliente puede estar en “Contabilidad” con su importe de IVA y en “Nóminas” con su número de empleados, sin tener dos copias de la misma persona.
• Importación y exportación en CSV. Los posibles duplicados, como la misma dirección de email con otro nombre, se te notifican. Nunca se fusionan en silencio.
• Una decisión vale para todo. Si un cliente se da de baja o su dirección rebota de forma permanente, se aplica al cliente en todos los grupos, no solo en el grupo del que salió el email.

Todo el historial en la ficha del cliente

El historial de cada ficha muestra todos los emails que recibió el cliente, tanto de envíos recurrentes como de correos individuales, y qué pasó con cada uno: entregado, abierto o rebotado, y si el cliente se dio de baja. Tus notas van en la misma línea de tiempo (“Lo llamé, paga el viernes”), junto con cada evento de pago. Cuando un cliente dice que nunca recibió la factura, lo compruebas en segundos en vez de rebuscar en la carpeta de enviados.

Pagos vinculados a los emails que envías

Añade un pago o envía la factura al momento

Un pago tiene concepto, número de documento, importe, moneda, fecha de emisión, fecha de vencimiento y, si quieres, un PDF, por ejemplo la propia factura. Pulsa Enviar factura y el cliente recibe un email de tu plantilla con el PDF adjunto. Si ya le enviaste la factura por email, simplemente asigna el pago a ese email.

Deja que los envíos recurrentes creen los pagos

Si ya envías con MailerBit avisos mensuales de cuotas o facturas, un envío recurrente puede ahora crear automáticamente un pago por cada email. Indica el campo que contiene el importe y el campo con la fecha de vencimiento, o fija el vencimiento en “N días después del envío”. Cada mes, cada cliente recibe su email y su pago queda en seguimiento desde ese momento.

Pagado, pagado en parte, vencido

• Marcar como pagado con un clic, o selecciona varios pagos y márcalos todos a la vez.
• Registra pagos parciales en efectivo, por transferencia o con tarjeta. El importe restante sigue pendiente.
• Deshaz un cobro registrado por error o cancela un pago que ya no corresponde.
• Los estados vencido y pagado en parte aparecen automáticamente, sin que tengas que calcularlos tú.

Mira qué pasó con cada factura

Junto a cada pago ves el estado de la comunicación: email con la factura enviado, entregado, abierto o rebotado, qué recordatorios salieron y cuántos días lleva vencido. Si una factura nunca llegó al cliente, recibes una alerta, algo mucho mejor que descubrirlo tres semanas después al llamar por el importe pendiente.

La lista de pagos: qué hay que cobrar y qué hacer ahora

Todos los pagos se reúnen en una lista, con totales por moneda:

• Por cobrar, vencido y pagado este mes, de un vistazo.
• Antigüedad de saldos pendientes: aún no vencido, 1–30, 31–60, 61–90 y más de 90 días de retraso.
• Días medios de pago, para ver cuánto suelen tardar tus clientes en pagar.
• Una lista de tareas con lo que necesita a una persona: facturas rebotadas, facturas sin abrir tras 3 días y pagos vencidos que aún no han recibido ningún recordatorio.
• Exportación a CSV, por ejemplo para tu gestor o tu propia hoja de cálculo.

Recordatorios de pago automáticos, si los quieres

Los recordatorios son opcionales y están desactivados por defecto. Cuando los activas, funcionan así:

• Hasta 5 pasos según la fecha de vencimiento, por ejemplo 3 días antes, el mismo día, y 7 y 14 días después. Cada paso tiene su propia plantilla.
• Se envían a la hora que elijas, en tu zona horaria.
• Como máximo un recordatorio por pago al día.
• Se detienen en cuanto marcas el pago como pagado.
• Nunca se envían a clientes que se dieron de baja, y nunca se envían con efecto retroactivo por pasos cuya fecha ya pasó.
• Una confirmación opcional de “gracias, hemos recibido tu pago” cuando el pago queda saldado.

No tienes que empezar desde cero. Hay plantillas listas de factura, recordatorio y confirmación en español, inglés y polaco. Etiquetas como {{payment_amount_due}}, {{payment_due_date}} y {{payment_days_overdue}} insertan los datos de cada cliente, con importes y fechas en el formato de tu país. Si quieres afinar el texto y el calendario, nuestra guía sobre recordatorios de pago por email explica qué debe incluir cada recordatorio.

Un mes con MailerBit: un ejemplo

Así podría ser un mes en una academia de idiomas cuyos alumnos pagan la cuota antes del día 10. Es una ilustración de la forma de trabajar, no la historia de un cliente.

1. Día 1. Un envío recurrente manda a cada alumno o familia su aviso de cuota con su propio importe. MailerBit crea un pago por cada email, con vencimiento el día 10.
2. Día 4. La lista de tareas muestra una factura rebotada por una errata en la dirección y algunas sin abrir tras 3 días. Corriges la dirección en la ficha del cliente, vuelves a enviar la factura y llamas a los demás.
3. Día 7. Sale el primer recordatorio, pero solo para quienes aún no han pagado.
4. Día 10. A medida que llegan las transferencias, seleccionas las cuotas pagadas y las marcas todas a la vez. Una familia pagó la mitad en efectivo, así que registras un pago parcial; los recordatorios siguen solo por el resto.
5. Día 17. Sale el recordatorio de 7 días después del vencimiento. Un padre responde que pagará el viernes y añades una nota en su ficha de cliente.
6. Fin de mes. La lista de pagos muestra qué sigue vencido y desde hace cuánto. La exportas a CSV y estás listo para el mes siguiente.

Una asesoría o gestoría seguiría el mismo esquema con sus resúmenes mensuales: cada cliente recibe su importe de IVA y los honorarios, y la asesoría ve qué resúmenes llegaron y qué honorarios siguen pendientes. En nuestros artículos sobre recordatorios de cuotas para academias de idiomas y sobre resúmenes mensuales para clientes de asesorías encontrarás más detalles sobre los propios emails.

Lo que MailerBit no hace

Para que quede claro dónde encaja MailerBit:

• No emite facturas. No sustituye a tu programa de facturación ni de contabilidad. Emites la factura como siempre; MailerBit la entrega, hace su seguimiento y se ocupa de recordarla.
• No cobra pagos. No hay enlaces de pago ni pasarela de pago, y MailerBit no lee tu cuenta bancaria. Tú marcas el pago como pagado, uno a uno o varios a la vez.

El dinero sigue llegando directamente de tu cliente a tu cuenta, y tus facturas siguen saliendo del sistema en el que ya confías. MailerBit se ocupa de lo que hay en medio: que el email correcto llegue a la persona correcta y que a nadie se le olvide hacer el seguimiento.

Cómo empezar

1. Añade tus clientes a mano o impórtalos desde un archivo CSV.
2. Añade pagos: envía una factura desde la ficha del cliente o deja que un envío recurrente cree un pago por cada email.
3. Activa los recordatorios automáticos si los quieres: elige los pasos y la hora, y usa las plantillas listas o escribe las tuyas.

La página de Seguimiento de pagos lo resume todo en un solo lugar. Si preparas los datos de tus clientes en una hoja de cálculo, mira también cómo convertir una plantilla en cientos de emails individuales y nuestra guía de avisos de alquiler para administradores de fincas.

¿Quieres verlo antes? La demo interactiva incluye clientes y pagos de ejemplo, sin cuenta y sin tarjeta. ¿Listo para usarlo con tus propios clientes? Empieza tu prueba gratuita de 7 días de MailerBit.