Factura enviada no es factura cobrada.
Enviar la factura por email parecía el último paso. No lo es: todavía necesitas saber si llegó, si el cliente la abrió y si pagó. MailerBit guarda los emails, los pagos y las notas de cada cliente en un solo lugar, para que veas de un vistazo quién ha pagado, quién va con retraso y qué factura nunca llegó a la bandeja de entrada.
Por qué lo necesitas
En la mayoría de los pequeños negocios, la factura sale por email y ahí se pierde el rastro. ¿Llegó a la bandeja de entrada o rebotó en un buzón lleno? ¿La abrió el cliente? ¿La transferencia solo se retrasa o el cliente ni siquiera vio la factura? Las respuestas están repartidas entre la carpeta de enviados, el extracto del banco y una hoja de cálculo que actualizas cuando te acuerdas.
MailerBit ya envía los emails que tus clientes esperan de ti: facturas, estados de cuenta mensuales, avisos de cuotas y de alquiler. Ahora también recuerda lo que pasó después. Cada pago está vinculado al email que lo entregó, así que ves toda la historia en una sola fila: enviado, entregado, abierto, recordado, pagado.
Está pensado para quien lleva la oficina, no para un departamento financiero: una ficha de cliente, una lista de pagos y recordatorios que activas cuando quieras.
Clientes: una ficha, toda la historia
Cada cliente tiene una ficha que reúne todo lo que tú y MailerBit saben de él.
Una ficha para cada cliente
Persona o empresa, razón social, identificación fiscal (el NIP polaco se valida), dirección y notas. Un cliente puede estar en varios grupos, cada uno con sus propios campos: por ejemplo, «Contabilidad» con el importe del IVA y «Nóminas» con el número de empleados.
La línea de tiempo completa
Cada email enviado al cliente —de envíos recurrentes y de emails puntuales— y si se entregó, se abrió o rebotó, y si el cliente se dio de baja. Además, tus propias notas («llamé, paga el viernes») y cada movimiento de sus pagos, por orden de fecha.
Importa y exporta con CSV
Trae tu lista de clientes desde una hoja de cálculo y expórtala cuando quieras. Los posibles duplicados —el mismo email con otro nombre— se te señalan; nunca se fusionan en silencio.
Una sola decisión por persona
Si un cliente se da de baja o su dirección rebota de forma permanente, se aplica a ese cliente en todos los grupos. Nadie que haya pedido no recibir tus emails recibirá otro solo porque también estaba en otro grupo.
Tres formas de seguir un pago
Un pago en MailerBit es sencillo: concepto, número de documento, importe, moneda, fecha de emisión, fecha de vencimiento y, si quieres, un PDF, normalmente la propia factura. Lo asignas a un cliente de una de estas tres formas.
Envía la factura desde MailerBit
Añade el pago, adjunta el PDF y haz clic en Enviar factura. El cliente recibe al momento un email con tu plantilla y la factura adjunta, y el pago queda vinculado a ese email desde el primer segundo.
Asígnalo a un email que ya enviaste
¿Enviaste la factura antes en un email puntual o en el envío mensual? Asigna el pago a ese email y MailerBit recoge su historial de entrega.
Deja que lo cree un envío recurrente
Indica en el envío recurrente el campo con el importe y la fecha de vencimiento: un campo de fecha o «N días después del envío». Cada mes cada cliente recibe su email y su pago se crea automáticamente.
Ve en qué punto está cada pago
Cada pago muestra el estado de la comunicación, no solo el importe:
- Email de la factura — enviado, entregado, abierto o rebotado. Si la factura nunca llegó, recibes una alerta en lugar de enterarte un mes después.
- Recordatorios — cuáles se enviaron y cuándo.
- Días de retraso — calculados automáticamente. Los pagos vencidos y los pagados en parte se marcan solos.
- Estado del pago — márcalo como pagado con un clic, o varios a la vez. Registra un pago parcial con su forma de pago (efectivo, transferencia o tarjeta), deshaz un pago anotado por error o cancela uno que ya no corresponde.
La lista de pagos
Una página con todo lo que tus clientes aún te deben y todo lo que ya te han pagado.
Totales por moneda
Cuánto queda por cobrar, cuánto está vencido y cuánto se ha pagado este mes, por separado para cada moneda en la que facturas.
Antigüedad de la deuda
Los importes pendientes divididos en: no vencidos, 1–30, 31–60, 61–90 y más de 90 días de retraso, además del promedio de días que tardan tus clientes en pagar.
Una lista de pendientes
Facturas rebotadas, facturas sin abrir después de 3 días y pagos vencidos sin recordatorio: la lista corta de lo que merece una llamada o un segundo vistazo.
Exportación a CSV
Exporta la lista de pagos a CSV para tu gestoría, tu hoja de cálculo o tus propios informes.
Recordatorios automáticos que saben cuándo parar
Los recordatorios son opcionales y vienen desactivados: tú decides si MailerBit hace el seguimiento por ti y cuándo. Al activarlos defines hasta cinco pasos respecto a la fecha de vencimiento, por ejemplo 3 días antes, el mismo día y 7 y 14 días después. Cada paso tiene su propia plantilla y sale a la hora que elijas, en tu zona horaria.
- Paran al pagar — en cuanto el pago se marca como pagado, no se envían más recordatorios.
- Respetan las bajas — los clientes que se dieron de baja nunca reciben un recordatorio.
- Como mucho uno al día — un pago nunca recibe más de un recordatorio al día.
- Nunca con efecto retroactivo — activarlos no dispara pasos cuya fecha ya pasó.
- Agradecimiento opcional — MailerBit puede enviar una breve confirmación «gracias, pago recibido» cuando el pago se marca como pagado.
Las plantillas listas de factura, recordatorio y confirmación en español, inglés y polaco te permiten empezar enseguida, y etiquetas como {{payment_amount_due}}, {{payment_due_date}} y {{payment_days_overdue}} ponen en el email los importes y fechas de cada cliente, con el formato de tu país.
Los recordatorios automáticos forman parte de los planes Growth y Scale, igual que los envíos recurrentes. En todos los planes puedes recordar un pago a mano con Enviar recordatorio.
Lo que MailerBit no hace
Mejor decirlo claro desde el principio:
- No emite facturas — sigue usando tu programa de facturación o contabilidad (y KSeF, si trabajas en Polonia). Tú emites la factura como siempre; MailerBit la entrega, hace su seguimiento y recuerda el pago.
- No cobra pagos — no hay enlaces de pago ni pasarela de pago. Tus clientes te pagan como siempre.
- No lee tu cuenta bancaria — tú marcas el pago como pagado —con un clic o varios a la vez— y MailerBit se encarga del resto.
Preguntas sobre el seguimiento de pagos
¿MailerBit emite facturas o se conecta a KSeF?
No. Emites las facturas en tu programa de facturación o contabilidad, como hasta ahora. MailerBit envía el PDF de la factura a tu cliente por email, comprueba si llegó y si se abrió, y recuerda el pago hasta que lo marques como pagado.
¿Cómo sabe MailerBit que un cliente ha pagado?
Porque tú se lo indicas. Marca un pago como pagado con un clic, o selecciona varios y márcalos a la vez. También puedes registrar un pago parcial, deshacer un pago o cancelarlo. MailerBit no se conecta a tu cuenta bancaria ni procesa pagos.
¿Mis clientes recibirán recordatorios automáticos en cuanto añada un pago?
No. Los recordatorios automáticos vienen desactivados. Tú los activas, eliges hasta cinco pasos respecto a la fecha de vencimiento y una plantilla para cada uno. Dejan de enviarse en cuanto el pago se marca como pagado, nunca llegan a clientes que se dieron de baja, salen como mucho una vez al día por pago y nunca se envían con efecto retroactivo.
¿Qué planes incluyen el seguimiento de pagos?
Los clientes, su línea de tiempo y el seguimiento de pagos están incluidos en todos los planes. Los recordatorios de pago automáticos vienen con Growth y Scale, igual que los envíos recurrentes. En todos los planes puedes enviar un recordatorio a mano.
¿Puedo seguir los pagos de mis envíos recurrentes mensuales?
Sí. En el envío recurrente indica el campo con el importe y la fecha de vencimiento (un campo de fecha o un número de días después del envío). Cada mes cada cliente recibe su propio email y MailerBit crea su pago automáticamente. Los envíos recurrentes están disponibles en Growth y Scale; un envío único puede crear pagos de la misma forma en cualquier plan.
¿Qué pasa si el email con la factura rebota?
El pago muestra que el email de la factura rebotó y aparece en la lista de pendientes de la página de pagos, así sabes que la factura no llegó y puedes contactar al cliente por otra vía. Las facturas sin abrir después de 3 días también aparecen ahí.
¿Las plantillas están disponibles en español?
Sí. Hay plantillas listas de factura, recordatorio y confirmación de pago en español, inglés y polaco, y los importes y fechas de las etiquetas se formatean según tu país.
Comprueba quién ha pagado.
Recórrelo en la demo interactiva: clientes con pagos en todos los estados posibles, sin cuenta y sin tarjeta.
