Campos personalizados en email: una plantilla, cientos de envíos

La tarde que pierdes copiando, pegando y revisando

Cada mes, la misma rutina: una hoja de cálculo con 140 filas, un email que ya has escrito cien veces y una tarde entera copiando importes, fechas y números de cuenta en mensajes separados. Hacia la fila 90 la atención se relaja y un cliente recibe el saldo de otro.

Los campos personalizados te devuelven esa tarde. A continuación: cómo planificar los campos, preparar los datos, escribir una plantilla que aguante celdas vacías, probarla y mantenerla al día, con ejemplos de una asesoría, un colegio y un administrador de fincas.

Personalizar con el nombre frente a datos de cada destinatario

Cualquier herramienta de email pone un nombre en el saludo, pero «Hola, Ana» no le dice a Ana nada que le sirva para actuar. Un email resulta útil cuando contiene los datos que solo le corresponden a ella:

• Importes — el IVA de este mes, una cuota pendiente, el alquiler del mes.
• Fechas — el vencimiento, el periodo de facturación, la próxima clase.
• Cantidades — clases asistidas, horas consumidas, facturas pendientes.
• Referencias — número de cuenta, de factura o de vivienda, un enlace personal.
• Archivos — un extracto o informe adjunto solo al email de esa persona.

Para eso existen los campos personalizados de MailerBit. Cada grupo de destinatarios tiene su propio conjunto de campos, cada contacto guarda sus propios valores y cada campo se convierte en una etiqueta como {{iva_pendiente}}. Las etiquetas {{name}} y {{email}} están siempre disponibles. Una plantilla, cientos de emails, cada uno con las cifras correctas para quien lo lee.

Paso 1: planifica los campos antes de abrir la hoja

Haz una lista de todos los datos que cambian de un destinatario a otro y asigna a cada uno un campo. MailerBit ofrece cinco tipos:

• String — texto: nombres, números de cuenta o de factura, enlaces, notas breves.
• Integer — números enteros: clases asistidas, facturas abiertas, número de vivienda.
• Float — números decimales: importes, tarifas, porcentajes.
• Date — vencimientos y periodos de facturación.
• File — un documento subido para un destinatario concreto y enviado como adjunto.

Algunas reglas de nombres que mantienen la plantilla legible:

• Identificadores cortos, en minúsculas, con guion bajo, sin espacios, tildes ni eñes: importe_pendiente, no Importe pendiente (€).
• Un dato por campo. fecha_vencimiento e importe_pendiente son dos campos, no una frase.
• Marca un campo como obligatorio si el email no tiene sentido sin él: la importación rechazará las filas donde esté vacío.

Ojo: las etiquetas muestran el valor tal como está guardado. Un campo Date aparece como 2026-12-10, y round(2) no añade ceros finales ni separadores de miles. Si el lector debe ver «10 de diciembre de 2026» o «1.250,00 €», guarda esa versión en un campo String y usa los numéricos para los cálculos.

Paso 2: prepara los datos en una hoja de cálculo

Cada grupo de destinatarios ofrece un CSV de ejemplo con las columnas name, email y una por cada campo. Rellénalo así:

• Una fila por destinatario. MailerBit relaciona cada fila con un contacto por su email.
• En las columnas numéricas, solo números con punto como separador decimal: 1250.50, no 1.250,50 €. Si tu Excel usa coma decimal, cámbialo antes de exportar.
• Fechas en formato AAAA-MM-DD.
• Guarda el archivo como CSV en UTF-8 para que las tildes no se pierdan.

Al importar, MailerBit valida cada fila según el tipo de campo y lista las filas con errores, así que una errata en un importe nunca llega a nadie. Cuando vuelvas a importar para actualizar contactos existentes, marca Actualizar registros existentes si el email coincide. Los campos File no forman parte del CSV: el archivo de cada destinatario se sube desde el panel.

Paso 3: escribe la plantilla y prevé los valores vacíos

En el editor de plantillas verás las variables del grupo vinculado junto al texto. Úsalas en el asunto y en el cuerpo: Tu extracto de {{periodo}}. Las etiquetas admiten además una operación básica entre dos valores (o un valor y un número) y filtros: {{importe_neto * 1.21 | round(2)}}, {{name | upper}}. Filtros disponibles: round(n), trim, capitalize, upper, lower.

Escribe también frases que funcionen con cualquier valor realista. «El saldo de tu cuenta es {{saldo}}» suena bien con 0 y con 2000; «Te rogamos que pagues {{saldo}} antes del viernes», no.

Tres ejemplos del día a día

Asesoría: aviso fiscal mensual

Campos: periodo, iva_pendiente, irpf_pendiente, vencimiento_texto, cuenta_cargo.

IVA de {{periodo}}: {{iva_pendiente}} €. Pago fraccionado de IRPF: {{irpf_pendiente}} €. Total: {{iva_pendiente + irpf_pendiente | round(2)}} €. Vencimiento: {{vencimiento_texto}}, cuenta: {{cuenta_cargo}}.

El proceso completo está en nuestra guía de extractos mensuales para clientes de asesorías.

Colegio: cuota y asistencia del mes

Campos: nombre_alumno, clases_asistidas, clases_previstas, cuota, informe (File).

{{nombre_alumno}} asistió a {{clases_asistidas}} de {{clases_previstas}} clases en {{periodo}}. Cuota: {{cuota}} €. Adjunto: {{informe}}

El campo informe adjunta el PDF de cada alumno, y la etiqueta muestra el nombre del archivo.

Administrador de fincas: aviso de alquiler

Campos: vivienda, alquiler, gastos_comunidad, concepto_pago.

Vivienda {{vivienda}}: alquiler {{alquiler}} € + gastos {{gastos_comunidad}} € = {{alquiler + gastos_comunidad}} €, a pagar antes del día 10. Concepto: {{concepto_pago}}.

Para el seguimiento de impagos, lee nuestro artículo sobre recordatorios de pago automáticos que sí se cobran.

Paso 4: prueba con destinatarios reales antes de enviar

La vista previa del editor de plantillas rellena las etiquetas con datos de ejemplo del grupo vinculado. El asistente de campañas termina con el paso Vista previa, que muestra el email de cada destinatario seleccionado, adjuntos incluidos. No te quedes en el primero; revisa los casos extremos:

1. Busca cualquier {{ visible: indica un valor que falta o una errata en el nombre de la etiqueta.
2. Abre el contacto con el nombre más largo y el importe más alto.
3. Abre un contacto con valor cero o mínimo: ¿la frase sigue teniendo sentido?
4. Comprueba que cada adjunto va a la persona correcta.
5. Lee el asunto, no solo el cuerpo.

¿Necesitas otro valor solo para este envío? En el paso Variables puedes sobrescribir valores por destinatario para esta campaña, a mano o descargando un CSV, editándolo y volviendo a importarlo, sin tocar el perfil del contacto. Para ver el email como lo verán tus clientes, añádete al grupo con datos realistas y envíate un email individual con la misma plantilla.

Datos al día en los envíos recurrentes

Las campañas recurrentes leen los valores actuales de tus contactos en cada ejecución. La plantilla y la programación no cambian; solo cambian los datos. Una rutina mensual sencilla:

1. Actualiza tu hoja maestra.
2. Importa la hoja completa con todas las columnas, no solo la que ha cambiado. Un contacto actualizado conserva únicamente los valores de esa importación, así que una columna que falte deja una etiqueta sin rellenar.
3. Después de importar, sube los archivos de este ciclo para cada destinatario.
4. Revisa algunos destinatarios al azar en la vista previa.

Los valores sobrescritos en el paso Variables se quedan en la campaña y se imponen a los datos del contacto en cada ejecución, así que guarda los valores mensuales en los contactos, no en sobrescrituras. Un campo periodo, como «noviembre de 2026», delata enseguida los datos desactualizados.

Privacidad: los datos de cada destinatario merecen cuidado

• Guarda solo los campos que de verdad usas en los emails. Evita DNI, contraseñas y cualquier dato que el destinatario no esperaría en un email; es lo que pide el principio de minimización del RGPD.
• Deja importes y detalles sensibles fuera del asunto: se ve en notificaciones y en la pantalla de bloqueo.
• La columna de email es la clave: una dirección errónea pone los datos de alguien en la bandeja de un desconocido. Actualiza las direcciones en cuanto un cliente te avise de un cambio.
• Elimina a los antiguos clientes y los campos que ya no uses.
• Invita a tus compañeros a tu equipo en MailerBit con su propio acceso en lugar de compartir un único usuario.

Cómo te ayuda MailerBit

MailerBit está construido alrededor de este proceso: campos personalizados tipados por grupo de destinatarios, importación CSV con validación y actualización por email, etiquetas con operaciones básicas y filtros, campos File que se envían como adjuntos (hasta 10 o 25 MB según el plan), vista previa por destinatario, valores sobrescritos por campaña y programaciones recurrentes en los planes Growth y Scale.

¿Sigues montando a mano un email mensual? Crea tu cuenta en MailerBit, añade tus campos, importa tu hoja y revisa el primer email con datos reales. Esa tarde de copiar y pegar es lo primero que vas a recuperar.